إعداد قوائم طلبات الوجبات لمجموعات الحج والعمرة ومراجعتها

ابدأ باستمارة لا برسالة جماعية

قلّما تتفق مجموعة من الحجاج على نظام غذائي واحد. ففي حافلة تضم أربعين شخصًا قد يوجد مريض بالسكري، وآخر لديه حساسية من المكسرات، وثالث لا يتحمل الطعام الحار، وعدد منهم يريدون ببساطة الوجبة الحلال المعتادة لدى الشركة. أما رسالة إلى المجموعة كلها تقول إن الوجبات الحلال مرتّبة فتُخفي هذه الفروق.

والطريقة الأوثق استمارة قصيرة يملؤها كل حاج، أو أحد أقاربه نيابة عنه. وينبغي ملؤها قبل أن يتواصل المنظِّم مع الشركة لا بعده، حتى تكون المعلومات المرسلة هي ما وافق عليه المسافر.

ما الذي تسأل عنه الاستمارة

• الاسم الكامل كما يرد في جواز السفر وفي التذكرة بالضبط.
• رقم الحجز أو رقم التذكرة لكل رحلة.
• هل يريد المسافر الوجبة الحلال أو الإسلامية لدى الشركة.
• أي حساسية أو نظام طبي أو متطلب يتعلق بقوام الطعام، بكلمات المسافر نفسه.
• رقم هاتف قريب أو رفيق يمكن الاتصال به بشأن الطلب.

اقتصر في التفاصيل الطبية على ما تحتاجه الشركة لاختيار رمز الوجبة، وأبقِ الاستمارات سرية.

اعرف أولًا ما تقدمه الشركة فعلًا

قبل جمع الخيارات، اقرأ صفحة الوجبات الخاصة لدى الشركة المشغِّلة حتى لا تعرض الاستمارة إلا ما هو موجود. فالشركات تتباين كثيرًا. إذ تصنف الاتحاد للطيران (Etihad) وجباتها في مجموعات: دينية ونباتية وللأطفال وغذائية أو طبية، وتذكر أن الوجبة الحلال تُقدَّم بوصفها المعيار. وتدرج الخطوط السنغافورية (Singapore Airlines) وجبة إسلامية وتقول إنه لا يمكن اختيار سوى نوع واحد من الوجبات الخاصة في كل رحلة. وعرض مزيج لا تسمح به الشركة على أحد الحجاج لا يورث إلا خيبة الأمل يوم السفر.

ولا تصف أيٌّ من الصفحتين إجراءً مستقلًا للمجموعات. فإذا كنت سترسل أكثر من عدد قليل من الطلبات، فاسأل مكتب المجموعات لدى الشركة، أو الوكيل الذي أصدر التذاكر، هل يمكن إرسال القائمة في ملف واحد، وأكّد الجواب كتابيًا. ولا تفترض أن الطريقة التي تصلح للركاب الأفراد تصلح لحجز المجموعات.

اربط كل بند براكب مدوَّن في التذكرة

تُربط طلبات الوجبات بسجل الراكب في الحجز، ولذلك قد يترك خطأ طباعي الطلب بلا صاحب. والأقارب كثيرًا ما يشتركون في اسم العائلة والاسم الأول، وفي أسر كثيرة يحمل عدة أشخاص اسم محمد أو فاطمة مع اللقب نفسه. فاستعمل صيغة الاسم الواردة في التذكرة بالضبط، واستعن بمعرّف الشركة نفسه، مثل رقم الحجز، بدل الكنية أو الهجاء غير الرسمي.

وراجع كل قطاع رحلة على حدة. فالطلب المضاف إلى رحلة الذهاب لا ينتقل بالضرورة إلى رحلة الربط، وقد تشغّل الرحلة المتصلة شركة أخرى تمامًا. وتذكر صفحة الاتحاد للطيران أن الوجبات الخاصة متاحة فقط على الرحلات التي تشغّلها، وأن على الراكب أن يتواصل مع الشركة الشريكة مباشرة. فخصص عمودًا في القائمة للشركة المشغِّلة لكل قطاع.

المواعيد النهائية: احسبها بالعد العكسي من موعد الإقلاع

ضع موعدًا داخليًا لك يسبق موعد الشركة بوقت كافٍ. تقول الاتحاد للطيران إن معظم الوجبات الخاصة يجب طلبها قبل الإقلاع بـ24 ساعة على الأقل. وتنشر الخطوط السنغافورية مواعيد أطول لبعض مدن المغادرة، منها 56 ساعة على الأقل قبل الإقلاع من عدة مدن هندية، و32 ساعة على الأقل من مدن مثل بانكوك وبرشلونة وجاكرتا وهانوي. والمقصود ليس أن هذه الأرقام تنطبق على رحلتك، بل أنها تختلف باختلاف الشركة بل المطار، فابحث عن القاعدة الفعلية لكل رحلة.

1. اجمع الاستمارات كلها قبل أبكر موعد نهائي لدى الشركات بأسبوع على الأقل.
2. أرسل الطلبات في أقرب وقت تسمح به الشركة.
3. راجع الحجوزات بعد أيام قليلة لتتأكد من ظهور الرموز.
4. أعد التحقق في اليوم السابق للسفر، لأن إعادة الحجز وتبديل الطائرات قد يُسقطان الطلبات.

وتذكّر أن الحجاج الذين ينضمون متأخرين يستحقون المعاملة نفسها. اكتب الموعد النهائي في أعلى القائمة حتى لا يُضاف متأخر دون طلب وجبة.

حالات الجمع بين أكثر من حاجة تتطلب جوابًا

الحاج الذي يحتاج إلى طعام حلال ونظام طبي معًا لديه متطلبان قد لا يمكن اختيارهما معًا. فحيث لا تسمح الشركة إلا بوجبة خاصة واحدة في الرحلة، يجب أن يفهم المسافر هذا الخيار. وبعض الشركات تعدّ الحلال هو المعيار الافتراضي، فيبقى خيار الوجبة الخاصة الوحيد متاحًا للحاجة الطبية. فالاتحاد للطيران مثلًا تذكر أن كل الطعام على متنها يُعدّ وفق المعايير الحلال، ولذلك يمكن طلب وجبة للسكري دون رمز حلال مستقل.

وليست كل الشركات كذلك. فاطرح كل حالة جمع على الشركة مبكرًا، واسأل ماذا يستطيع المطبخ توفيره، ودوّن الرد. ولا تَعِد حاجًّا بأن وضع علامتين في خانتين سينتج وجبة جامعة.

الحساسية والداء الزلاقي

تتحفظ الشركات في ما تضمنه. فالاتحاد للطيران تحذر من أن وجبتها الخالية من الغلوتين لا تناسب المصابين بالداء الزلاقي، وتقول إنها لا تتحمل المسؤولية عن ردود الفعل التحسسية على متن الطائرة. أبلغ المعنيين بذلك بوضوح، وانصحهم باستشارة أطبائهم، وشجعهم على حمل طعام آمن من عندهم.

الرحلات القصيرة والقطاعات التي لا تقدم سوى وجبة خفيفة

كثيرًا ما تتضمن مسارات المجموعات رحلة داخلية قصيرة. وقد تكون الخيارات فيها أضيق. فالاتحاد للطيران تذكر أنه على الرحلات التي تقل عن ساعتين و50 دقيقة لا يمكن طلب سوى وجبات مرضى السكري وغير المتحملين للغلوتين وقليلة اللاكتوز. وقد تقدم شركات أخرى وجبة خفيفة فحسب. فاعرف مسبقًا ما سيقدمه القطاع القصير، وأخبر المجموعة حتى لا يصل أحد إلى الفندق بعد يوم طويل دون أن يأكل شيئًا.

وهذا أيضًا وقت التخطيط للفجوات بين الوجبات على الأرض. فحافلات المجموعات تنتظر آخر راكب، وقد تطول طوابير الجوازات، وقد تأتي أول وجبة في الفندق بعد ساعات من الهبوط. اسأل المنظِّم أو جهة الخدمات الأرضية متى يتوفر الطعام، ونبّه أصحاب الاحتياجات الطبية إلى إبقاء وجبات خفيفة في متناولهم.

جهة اتصال واحدة يوم السفر وتعامل حذر مع التفاصيل الطبية

عيّن شخصًا واحدًا يحمل التأكيدات، مطبوعة أو على هاتفه، ويعرف أي الحجاج يحتاج إلى مساعدة. فيستطيع هذا الشخص أن يتحدث سريعًا إلى طاقم الضيافة إذا فُقدت وجبة، وأن يتولى طلب مقعد لمن يحتاج إلى القرب من الممر أو إلى مرافق.

والتفاصيل الطبية شأن شخصي. فلا تشاركها إلا مع من يلزمه الاطلاع عليها للمساعدة، لا مع الحافلة كلها. ويفضّل استعمال ملصق ملوّن أو رمز بسيط في القائمة على تلاوة التشخيصات عند بوابة الصعود. وينبغي أن يحمل الحجاج أيضًا ملاحظة مكتوبة عن حالتهم وأدويتهم، كما تقترح الإرشادات الموجهة للحجاج التي تنشرها الجهات الصحية السعودية.

قوائم العودة وقائمة المراجعة الأخيرة

خطط الرحلات تتغير. فإذا تغيرت التواريخ أو الأسماء أو الشركات، وجب إعادة بناء القائمة، لأن الطلبات المرتبطة بحجز قديم قد تختفي عند إعادة إصدار التذكرة. راجع قائمة العودة بمجرد معرفة التفاصيل الجديدة، وأعد مراجعتها قبل موعد العودة النهائي. كما أن العودة يُحمَّل تموينها من مطار مختلف، فعاملها كطلب جديد، ولا تفترض أن نجاح رحلة الذهاب يعني نجاح العودة.

• قائمة فيها الأسماء كما في جوازات السفر وأرقام الحجز والشركة المشغِّلة لكل قطاع.
• رمز وجبة كل حاج وأي ملاحظة طبية، بموافقة الحاج.
• تأكيد مكتوب من الشركة لكل رحلة.
• المواعيد النهائية مكتوبة بجانب كل رحلة، وموعدك الداخلي أبكر من موعد الشركة.
• خطة للوجبات الخفيفة في المطارات والانتقالات وفي الساعات الأولى بعد الوصول.
• رقم هاتف المنظِّم مسلَّم إلى كل حاج.

إذا كانت الطلبات مفقودة في المطار

اطلب من موظف إنهاء الإجراءات أن ينظر في الحجز وأن يضيف الطلب إن كانت الشركة ما زالت تسمح بذلك. أرِه التأكيد المكتوب، وأبلغ طاقم الضيافة عند الصعود، واسأل عما يمكن تقديمه. وبعد ذلك أرسل إلى الشركة تقريرًا موضوعيًا فيه أرقام الرحلات والأسماء.

أسئلة شائعة